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En entreprise, le courrier électronique joue un rôle important dans la stratégie de croissance de l’entreprise. Pendant qu’ils vous écrivent, ils vous voient. Comme lors du premier rendez-vous d’affaires, nous avons aussi une chance sur Internet de faire bonne impression. Car bien que l’email marketing soit aujourd’hui l’un des outils de travail les plus importants, une méconnaissance des principes de la nétiquette peut sérieusement ternir l’image construite depuis des années. Il est donc important d’avoir des cours sur l’étiquette des e-mails pour répondre aux besoins de l’entreprise. Pire encore, la preuve est « écrite ». C’est pourquoi le Savoir-Vivre en ligne est aujourd’hui une compétence nécessaire à une bonne communication en entreprise.

Formation sur l’étiquette des e-mails pour les entreprises

Comment commencer et terminer un e-mail ?

Lors de l’édition d’un email, renseignez toujours le champ « objet » afin que le titre donné informe le destinataire du contenu du message. Lorsque nous laissons le champ vide, non seulement nous présentons le style pas si élégant, mais nous nous exposons également au risque que l’e-mail tombe dans le dossier spam.

Souvenons-nous également d’être courtois en commençant le message. Une formule presque bienvenue est la bienvenue (par exemple, bonjour, chère madame la présidente, chère directrice, etc.). Laissons de côté l’expression populaire « bonjour ». Les linguistes insistent fortement sur le fait que cette forme implique la suprématie de celui qui vous accueille.

Cela signifie que seule une personne occupant un poste supérieur peut postuler chez nous, c’est-à-dire un directeur, un président et un client, c’est-à-dire une personne plus importante dans la hiérarchie. L’e-mail doit être terminé en écrivant, par exemple, « sincèrement » et jamais « saluer », car il s’agit d’une forme coquine. Ça sonne mieux. « Je joins des salutations. » Il convient également de rappeler que nous n’utilisons pas de majuscules dans la nétiquette car elles symbolisent un cri.

Pensez à ce que vous voulez écrire.

Comme une conversation téléphonique, plus notre message est court, mieux c’est. Nous montrons ainsi que nous respectons le temps du destinataire et contrôlons la tâche confiée, en demandant ou en informant uniquement sur les aspects nécessaires de l’affaire ou du projet. Réfléchissons donc à ce que nous voulons communiquer et à qui nous écrivons. Sauf demande d’une analyse plus approfondie, décrivons uniquement les problèmes les plus critiques dans l’e-mail.

Assurez-vous que le destinataire est

Lorsque vous contactez le président – ​​si nous n’avons pas reçu d’e-mail direct – il est préférable d’écrire d’abord un message à l’assistant ou au secrétariat. Lorsque nous écrivons un e-mail à une personne de l’étranger dont nous ne sommes pas sûrs du sexe, vérifions d’abord qui est le destinataire, par exemple via les réseaux sociaux ou en vérifiant le nom dans le moteur de recherche. Ces quelques minutes de travail supplémentaires peuvent vous éviter une vilaine glissade.

Fond et couleurs

Bien que cette astuce puisse sembler évidente, tout le monde ne s’y applique pas. Le modèle d’e-mail professionnel doit être transparent, de préférence blanc, et dans une police simple telle que Arial, Arial Narrow ou Times New Roman. En aucun cas, cependant, n’utilisez pas Comic Sans. C’est dans un très mauvais style.

L’utilisation de fonds colorés et de papeterie peut cependant rendre le contenu illisible et fatigant en réception. Pour les mêmes raisons, abandonnons également trop de graphiques dans le pied de page car il risque de ne pas se charger correctement, ce qui aura l’air bâclé et rendra difficile l’affichage correct du message.

Répondeur automatique

Lorsque vous choisissez des vacances, il est judicieux de mettre en place une auto-réponse dans laquelle nous vous informerons de notre retour au bureau et de la personne à contacter en cas d’urgence. Si, par exemple, un collègue nous faisant une faveur au lieu d’un collègue à un poste équivalent ou inférieur nous remplace pendant les vacances, ne mettez pas dans le répondeur automatique des données telles que le numéro de téléphone portable – à moins que la personne n’ait préalablement accepté faire cela. L’adresse e-mail ou le numéro de téléphone alternatifs à la réception suffisent.

Cependant, arrêtons de configurer l’autorépondeur lorsque nous assistons à une réunion. C’est une exagération inutile. Personne ne s’attend à ce que nous soyons assis sans arrêt au bureau. Dans une situation d’urgence, personne n’envoie également d’e-mail ou n’appelle directement. Par conséquent, ne remplissons pas le courrier indésirable des boîtes de réception des autres.

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